Software Mónica 11, 10 y 8.5 en Colombia, con soporte que trabaja contigo.

Para facturar electrónicamente con Mónica 11 hay un trabajo en la DIAN y otro en el programa. Si los haces en este orden, el proceso es corto y sin sobresaltos.

Antes, en la DIAN

• Revisa tu RUT. Debe estar actualizado y con la responsabilidad de facturador electrónico.
• Elige cómo vas a facturar. Con un proveedor tecnológico, con software propio o con la solución gratuita de la DIAN. Con Mónica trabajamos el camino con proveedor tecnológico.
• Solicita la numeración. La DIAN te autoriza un prefijo y un rango de números para tus facturas, con fecha de vigencia.
• Supera el set de pruebas (habilitación). Se envían facturas de prueba para confirmar que todo está bien antes de pasar a producción.

Luego, en Mónica 11

• Datos de tu empresa: NIT, razón social, dirección, ciudad y responsabilidades fiscales, tal como están en el RUT.
• Resolución de numeración: prefijo, rango y fechas exactamente como los autorizó la DIAN.
• Folios: cada factura electrónica consume un folio, así que verifica que tengas saldo antes de emitir.
• Clientes y productos: revisa que tengan sus datos completos, como identificación, correo e impuestos, porque la DIAN valida cada campo.
• Factura de prueba: emite una, confirma que la DIAN la acepte y que le llegue al cliente por correo.

Errores comunes

• La resolución vencida o con el prefijo escrito distinto al autorizado.
• Clientes sin correo o con el documento de identidad mal digitado.
• Quedarse sin folios en pleno cierre de mes.

Los pasos y las pantallas pueden variar según tu configuración. Si prefieres no hacerlo solo, te acompañamos en la configuración de principio a fin.

Una factura rechazada no sirve como factura: la DIAN no la validó. Es un problema común y casi siempre tiene arreglo rápido. Estos son los pasos.

1. Lee el motivo del rechazo

Tu programa muestra el mensaje que devuelve la DIAN. Ahí dice qué campo falló. Corrige ese dato antes de volver a enviar.

Causas frecuentes

• NIT o razón social del cliente incorrectos. Verifica los datos del comprador antes de facturar.
• Numeración fuera del rango o resolución vencida. Solicita una nueva autorización de numeración y asóciala a tu programa.
• Fecha distinta a la del día de envío. Lo ideal es transmitir la factura el mismo día en que la generas.
• Certificado digital vencido. Renuévalo antes de que venza; ponte un recordatorio 30 días antes.
• El total no coincide con la suma de líneas e impuestos. No edites el total a mano: deja que el sistema lo calcule.
• Campo de descuento vacío. Si no hay descuento, registra 0.

2. Corrige y vuelve a enviar

Cuando arreglas el dato, vuelves a transmitir la factura. Si la factura ya fue validada y tenía un error, no se edita: se corrige con una nota crédito.

Las reglas pueden cambiar. Ante la duda, consulta a tu contador o escríbenos y revisamos el caso con tu programa.

Una factura electrónica ya validada por la DIAN no se puede borrar ni editar. Para anularla o corregirla se usa la nota crédito electrónica.

Cuándo se usa una nota crédito

• Anulación total: la factura tiene errores, datos incorrectos del comprador, o el cliente cancela la compra.
• Devoluciones: el cliente devuelve parte o toda la mercancía.
• Corrección de errores: precios, cantidades, impuestos o cargos duplicados.
• Descuentos posteriores: bonificaciones acordadas después de emitir la factura.

Cómo hacerlo, paso a paso

• Ubica la factura que quieres anular o corregir.
• Genera la nota crédito desde tu programa, asociada a esa factura, con el motivo.
• Transmítela a la DIAN. La nota solo vale cuando queda validada electrónicamente.
• Si fue por un error, emite la factura correcta como un documento nuevo.

Cada nota crédito consume un folio, así que revisa tu saldo. Para los efectos contables y tributarios, consulta a tu contador.

La resolución de numeración es la autorización de la DIAN para que emitas facturas con un prefijo y un rango de números determinados. Sin ella, tus facturas se rechazan.

Qué trae la autorización

• Prefijo de tus facturas.
• Rango de números autorizado, de un número inicial a uno final.
• Fechas de vigencia de la autorización.

Cuándo solicitar una nueva

• Cuando tu rango se está agotando.
• Cuando la autorización está por vencer o ya venció.
• Cuando necesitas un prefijo nuevo, por ejemplo para otra sede.

Qué hacer después de obtenerla

• Copia los datos exactos de la resolución: prefijo, rango y fechas.
• Regístrala en tu programa antes de emitir con ese rango.
• Emite una factura de prueba y confirma que la DIAN la acepte.

Un error típico es escribir mal el prefijo o seguir facturando con una resolución vencida. La solicitud se hace en línea, con tu cuenta en la DIAN. Si prefieres no hacerlo solo, te acompañamos.

Mónica se ofrece en varias versiones (8.5, 9, 10 y 11) y la mejor no es siempre la más nueva. Estas preguntas te ayudan a decidir:

• ¿Ya usas una versión? Si tu operación funciona bien, pregúntanos primero si puedes seguir en ella y solo actualizar la facturación electrónica.
• ¿Cuántas personas la usan a la vez? Más usuarios y más sedes suelen pedir una versión reciente y, muchas veces, trabajar desde la nube.
• ¿Facturas mucho? Calcula tus folios al mes: cada folio equivale a una factura electrónica y los paquetes grandes salen más baratos por folio.
• ¿Necesitas acceso remoto? Con un escritorio remoto tu equipo trabaja desde casa o desde otra sede con la misma información.

Si dudas, escríbenos con tu versión actual y te recomendamos el camino más sencillo. El soporte es el mismo para todas las versiones.

En facturación electrónica, un folio es un cupo para una factura. Cada factura que emites consume un folio, así de simple.

• Cuenta tus facturas del mes y multiplica por 12 para estimar el año.
• Deja un margen para temporadas altas, notas crédito y reenvíos.
• Compara paquetes: mientras más folios compras, menor el valor aproximado por folio.

Además, si la DIAN presenta intermitencias, tu factura puede quedar enviada en la DIAN pero no reflejarse en tu programa. Tenemos videos que explican cómo revisar esos casos.

Odoo reúne en un solo sistema ventas, inventario, compras, contabilidad y más. Suele convenir cuando:

• Pasas datos de un Excel a otro y se cometen errores.
• Tus áreas (ventas, bodega, contabilidad) no ven la misma información.
• Quieres reportes al día sin esperar al cierre de mes.
• Necesitas crecer sin sumar más tareas manuales.

Lo recomendable es empezar por un proceso (por ejemplo, ventas y facturación) y agregar módulos por etapas. Con un diagnóstico inicial definimos por dónde comenzar.